Waar staat de laatste productomschrijving van die nieuwe collectie jassen? A. In de back-end van je webshop? B. In de import-sheet van de leverancier? C. In het bestand wintercollectie_definitief_v3_final.xlsx op de server? D. In het hoofd van je inkoopmanager?
Wees eens eerlijk: het antwoord is waarschijnlijk “een beetje van alles”. Bij retailZ noemen we dit ‘Data Spaghetti’. Natuurlijk kom je hier wel mee weg zolang je slechts 50 producten hebt. Echter, zodra je groeit, wordt deze chaos een rem op je omzet. Vandaag leg ik uit waarom Excel niet gemaakt is voor retail en wanneer een PIM systeem voor je webshop noodzakelijk wordt.
Wat is een PIM eigenlijk? (Geen technische praat)
PIM staat voor Product Information Management. Zie het simpelweg als een kluis. Daarin ligt de enige, absolute waarheid over jouw producten. Of het nu gaat om de commerciële tekst, de wasvoorschriften, de vertalingen of de specificaties: alles staat centraal in het PIM.
Vervolgens stuur je de data vanuit die kluis naar buiten. Je webshop (Shopify/Shopware), Bol.com, Amazon en zelfs je kassasysteem halen hun informatie uit die ene bron. Hierdoor pas je nooit meer iets aan in de webshop zelf. Je past het immers aan in de bron.
Het kantelpunt: Wanneer moet je overstappen?
Toch zie ik ondernemers vaak te lang doorploeteren met spreadsheets. “Dat kost niks,” zeggen ze dan. Maar foutieve data kost klauwen met geld (denk bijvoorbeeld aan retouren omdat de maatvoering niet klopte). Wanneer is een PIM systeem voor je webshop dan een slimme investering?
- Ten eerste: Het 1000+ Producten Dilemma Zodra je assortiment de 1000 SKU’s passeert, wordt handmatig beheer foutgevoelig. Wie houdt bij welke producten verrijkt zijn en welke nog een foto missen? Een PIM geeft je daarom dashboards met de ‘Compleetheid’ van je data.
- Daarnaast: Omnichannel Ambities Verkoop je op Bol.com of Amazon? Elk kanaal heeft andere eisen. Bol wil ‘Kleur: Blauw’, Amazon wil ‘Color: Navy’. In een PIM regel je deze vertaalslag automatisch, terwijl dit in Excel monnikenwerk is.
- Tot slot: Cross-border (Meertaligheid) Ga je naar Duitsland? In een PIM beheer je vertalingen centraal. Je ziet direct welk product nog een Duitse beschrijving mist.
Time-to-Market: Je verborgen winstpakker
Bovendien zit de grootste winst van een PIM niet in de techniek, maar in de snelheid. Stel je voor: de nieuwe zomercollectie komt binnen.
- De Excel-manier: Foto’s zoeken in mapjes, teksten knippen en plakken, CSV’s uploaden en foutmeldingen oplossen. Duur: 2 weken.
- De PIM-manier: De data van de leverancier wordt ingeschoten, je verrijkt de ontbrekende velden, en met één druk op de knop staat alles live op al je kanalen. Duur: 2 dagen.
Die 12 dagen verschil? Dat zijn 12 extra verkoopdagen in het hoogseizoen. Kortom: dat is directe marge.
Stop met knippen en plakken
Excel is een geweldige rekenmachine, maar een waardeloze database. Wil je rust in je organisatie en een foutloze webshop? Dan is het tijd om je productdata serieus te nemen. Wij werken met bewezen systemen zoals Akeneo en KatanaPIM en integreren deze naadloos in jouw landschap.
Benieuwd hoe zo’n ‘Single Source of Truth’ eruitziet voor jouw winkel? Laten we een demo inplannen. Dan laat ik je zien hoeveel tijd je team kan besparen.
